四川财经职业学院基建档案管理办法

2019-10-31   来源:四川财经职业学院

四川财经职业学院基建档案管理办法

第一章  总  则

第一条 为加强学院基建档案工作,提高基建档案的形成质量和管理水平,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1998〕4号)等法律、法规,结合我院具体情况,制定本办法。

第二条 基建档案是在基本建设管理和基本建设工程项目(包括新建、改建、扩建及维修与装饰等)活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的材料。基建档案是基本建设工作的原始记录,必须实行集中统一管理,确保基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三条  基建档案要纳入基本建设工作计划、管理制度和相关人员的职责范围中,实现基建档案建档工作与基本建设项目建设同步管理。

第二章  基建档案归档范围

第四条  凡是学院的建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程,在规划、设计、施工、改建、维修和管理过程中形成的,对学院和社会有参考价值和凭证作用的文件材料,均属归档范围。

第五条  基建档案归档的主要内容:综合管理文件、可行性研究文件、设计基础文件、设计文件、招标文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、检测文件、竣工文件等。

第三章 基建档案归档要求

第六条  学院在与有关单位签订基建工程勘察、设计、施工、监理、检测及大型设备购置合同时,应设立专门条款,明确其提交相应文件材料归档的责任。对没有提供准确完整的归档文件材料者,必须在合同中约定予以追究。

第七条  归档的基建文件材料,必须真实准确地反映基建管理和项目建设的全过程,与客观实物相吻合,遵循其自然形成规律,保持其有机联系,便于保管和利用。

第八条  凡需归档的基建文件材料格式应统一,纸质优良,字迹工整,耐久保存,图像清晰。

第九条  归档的竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况。同时,竣工图的电子版也应一并归档。

第十条  文件材料禁止使用易褪色的书写材料书写、绘制。

第十一条  归档文件一般应为原件,特殊情况复印件也可归档(特殊情况归复印件时,需由责任部门说明情况,并加盖印章)。

第十二条  基建项目审计中形成的文件材料由基建处负责收集、整理,并向档案馆移交。

第十三条  为保证竣工图与工程现状相符,凡在改建、扩建、使用、维修、加固改造过程中,工程发生变更时,必须填写更改通知单或重新出图(竣工图的各方经办人须在竣工章的相应栏目签字认可)。

第四章 基建档案形成和归档

第十四条 基建档案建档工作要与基建项目建设进程同步。基建项目在立项的同时就要落实有关人员,参照归档范围,及时进行对归档文件材料的积累和审查。

第十五条  基建档案归档工作实行分工负责制。基建办负责新建项目文件材料的收集积累,并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调,工程项目交付使用后,将全部文件材料按规范整理归档。

对原有房屋或地上地下管线改造、维修中形成的文件材料,由承担改建、扩建及维修的责任者收集整理归档。凡需归档的基建文件材料,必须按时移交本部门档案工作人员统一归档,任何个人不得据为己有(必要时可留存复制件)。

第十六条  基建档案应当按时归档。基建档案应当在工程项目竣工验收三个月内,由部门档案工作人员按项目集中向档案馆移交归档。归档时,双方应对归档的文件材料进行认真清点、核对,做到准确无误、齐全完整。并填写归档移交清单,一式二份,双方各执一份,作为移交凭证,以备查考。

第十七条 档案验收是基建项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者档案验收不合格的,原则不得进行或者通过基建项目竣工验收。

第五章 基建档案管理与利用

第十八条 档案馆应指导相关部门规范整理基建档案,对接收进馆的档案进行编目上柜,妥善保管。档案库房要采取防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施,定期进行安全检查,最大限度地延长档案寿命,确保档案安全。

第十九条 档案馆要增强服务意识,积极使用计算机网络技术,开展基建档案数字化处理,逐步实现基建档案管理信息化、网络化,为开发利用基建档案信息资源创造便利条件。

第二十条 查阅基建档案需按规定办理借阅手续。基建档案主要提供本院人员利用,若院外人员需查阅基建档案,需经基建处或分管院领导审批。

第二十一条  基建档案原件只有一套,原则一般不外借。如需借出,必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者,将追究当事人责任。

第二十二条  对建筑物已不存在的基建档案,应进行鉴定销毁。凡已失去保存价值的档案文件材料,经相关业务部门审查,报主管院领导批准,登记造册后方可销毁。保密的档案文件材料应按学院保密规定进行管理。

第六章 附  则

第二十三条 本办法适用于四川财经职业学院各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程项目(含修缮和改造工程)的档案管理。

第二十四条  本管理办法自2017年6月30日起施行,由学院档案馆负责解释。

通用网址:四川财经职业学院 四川财职院

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