四川财经职业学院档案实体分类管理办法

 

为适应学院档案工作科学管理和发展的需要，根据《四川省档案局关于贯彻执行<归档文件整理规则>的实施意见》（川档发[2016]14号）《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》）相关精神，达到档案的分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，促进整体业务建设的深化，充分发挥档案信息资源的作用，更好地为学院教学、科研、基建及各项管理工作和社会需求服务，特制定本办法。

一、编制原则

本办法秉承《分类法》的编制原则，源于实践，高于实践，反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点，体现其思想性；力求有所发展，有所创新，符合科学性，在执行《分类法》的基础上，根据国家有关档案工作的法规和标准，编制与学院档案实际情况和发展水平相适应的分类方案，保证其适用性。

二、类目的设置和划分依据

（一）一级类目

一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次。根据《分类法》设置的十个门类，结合学院实际情况设置九个一级类目，一级类目的标识采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如“XZ”即“XingZheng”（行政）的简称，其名称、标识符号和主要内容如下：

1、DQ（党群）：主要包括学校在党群工作中形成的文件材料。

2、XZ（行政）：主要包括学校在行政管理职能中形成的文件材料。

3、JX（教学）：主要包括学校在教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4、KY（科学研究）：主要包括学校在科研管理和研究活动中形成的文件材料。

5、JJ（基本建设）：主要包括学校在基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

6、SB（仪器设备） ：主要包括学校在国有资产管理、仪器设备在申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、报废等各个环节中形成的文件材料。

7、CB（出版）：主要包括学校在出版管理和出版活动过程中形成的文件材料。

8、WS（外事）：主要包括学校在外事管理和外事活动中形成的各种文件材料。

9、CK（财会）：主要包括学校在财务管理和会计核算活动中形成的文件材料。

（二）二级类目

二级类目是对上级类目的细分。鉴于《规则》主要针对管理类归档文件材料，而高校档案是在充分反映高校档案的形成规律和内容、特点的前提下，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，为统一各门类二级类目之间的整理规则趋于一致性，结合学院实际情况，将九个一级类目划分为“件”和“卷”两种管理方式，分别按照《分类法》和《规则》（DAT 22-2015）的规定确定二级类目。

1、党群、行政、教学、出版、外事等按“件”管理的门类，根据《规则》的要求，将二级类目按保管期限划分为：

Y  永久    D30  定期 30年    D10  定期 10年

2、科学研究、基本建设、仪器设备、财会等按“卷”管理的门类，按《分类法》的二级类目执行。其中，科学研究、基本建设、仪器设备等类的管理文件统一确定为综合类（XX11），业务材料为选项设置（（XX[12]）），结合学院档案实际情况，对选项类目的名称和标识符号予以明确。

（1）KY[12]选项：选取按学科划分二级类目，其划分依据是《中华人民共和国学科分类与代码国家标准》，将学院常有学科作明确分类，量少的学科归集到“其他科学”，其标识符号和名称为：

KY12      人文社会科学       KY13      自然科学

KY14      工程与技术科学     KY15      其他科学

（2）JJ[12]选项：选取按单项工程设置二级类目（即当年有几个基建项目就分为几个类，按JJ12、JJ13、JJ14……，依次编号）。

（3）SB[12] 选项：选取按仪器设备的种类划分，其划分依据是《固定资产分类与代码（中华人民共和国国家标准）》（GB/T 14885—2010），将学院常有种类作明确分类，其他的归入“其他设备”，其标识符号和名称为：

SB12  通用设备    SB13  专用设备   SB14  其他设备

三、档号的编制

（一）档号编制的原则

按《分类法》的编制原则，必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求；方便插卷，具有充分扩展的余地；不随意变动；适应计算机管理，发挥排架、检索的双向功能，以及《规则》的“简单性”原则。

（二）档号的结构和模式

1、党群、行政、教学、出版、外事等按“件”管理的门类，根据《分类法》和《规则》的要求，按保管期限分年编制流水号，其档号的结构和模式为：

年度号—分类号（一级类目+保管期限）—盒号—件号

2XXX—XZ（DQ/JX……）Y（D30/D10）—001……n—0001……n

2、科学研究、基本建设、仪器设备、财会等按“卷”管理的门类，执行《分类法》按二级类目分类编制流水号，其档号的结构和模式为：

年度号—分类号（一级类目+二级类目）—案卷号

2XXX—KY（JJ/SX……）11（12、13……）—1……n

3、二级类目不使用10、20、30等带“0”的数字。

（三）党群、行政、教学、出版、外事等按“件”管理文件的分盒原则及盒号的编制

1、分盒原则

（1）不同门类的文件材料，分别装盒；

（2）同一年度，不同保管期限的文件材料分别装盒；

（3）同一年度，且同一保管期限，归档部门不同的文件材料分别装盒；

（4）同一事由的文件材料一般装入同一档案盒。

2、盒号编制方法

参照《分类法》在二级类目下编制卷号的方法，按一级类目+保管期限断年编制。

四、档案的实体排架

根据《分类法》和《规则》，从维护档案的整体性和方便查找，采取按“二级类目—年代”排列。

五、关于实体分类中几个问题的处理

（一）关于两个特殊载体档案的处理

随着社会的发展，声像和实物等载体的档案量在不断增大，重要性也越来越明显，它们与纸质载体的文件材料一样，同为高校档案的重要组成部分。对于这两个特殊载体的档案，遵照《分类法》方法进行特殊处理。

1、声像档案

《分类法》明确声像档案不是一个门类，“从当前高校声像载体档案归档的内容看，基本不超出上述一级类目的范围，故不将其与高校档案实体十大一级类目并列，但由于其载体、幅面尺寸（类型）和保管要求的不同，而作特殊处理，按载体类型分别单独编号排架，同时注明与之相对应的其他载体档案的参见号”。故学院执行《分类法》对声像档案的分类及编制档号的方法。

为方便利用和保管照片类档案，学院将SX12下分到三级类目。

档号的编制：

年度号+声像档案代号（SX）+载体代码+保管单位号

2XXX—SX12（13……19）—1……n

对于《分类法》音像出版类（CB15）档案中的声像载体材料，也按上述方法处理。

2、实物档案

《分类法》对其他特殊类型的档案的列类，“由各校根据本法的上述原则、内容、方法自行决定”。由于实物档案跟声像档案一样，从归档的内容看基本在学院九个一级类目的范围内，但由于实物档案的载体、幅面尺寸（类型）和保管方式等因素与纸质档案的不同，采取参照声像档案处理方式作特殊处理，并要求与之相对应的其他载体材料互作参见号。

档号的编制：

年度号+实物档案代号（SW）+类别代码+保管单位号

2XXX—SW12（13……21）—1……n

上述两类档案的保管单位是其最低限度的数量词，如：册、盒、张、件、枚、面等。

（二）关于出版类档案的管理方式的处理

因学院未设立出版社，这类材料仅局限学院编辑出版的院刊、院报等材料，随着社会和电子技术的发展，投稿、排版等均采用电子技术，原有的手稿、排版图、清样逐渐消失，目前收集的综合材料只有极少的文件和每年出版物准印的审核表，业务材料也仅有样刊和审核签，故将出版类纳入“件”管理方式。

（三）关于学生档案、人事档案的分类和档号编制

由学生工作部和组织人事处根据国家相关规定自行编制。

六、四川财经职业学院档案实体分类方案

（一）党群、行政、教学、外事和出版等按“件”管理方式的档案名称和分类标识

DQ    党群

DQY 党群永久 DQD30 党群定期30年 DQD10 党群定期10年

XZ     行政

XZY 行政永久 XZD30 行政定期30年 XZD10 行政定期10年

JX     教学

JXY 教学永久 JXD30 教学定期30年JXD10 教学定期10年

WS     外事

WSY 外事永久 WSD30 外事定期30年 WSD10 外事定期10年

CB     出版

CBY 出版永久 CBD30 出版定期30年 CBD10 出版定期10年

（二）科学研究、基本建设、仪器设备和财会等按“卷”管理方式的档案名称和分类标识

KY     科学研究

KY11 综合（科研经费、学术活动、评奖、专利材料入此）

KY12 人文社会科学          KY13    自然科学

KY14 工程与技术科学        KY15    其他

JJ基本建设

JJ11          综合管理

JJ[12]                单项工程（即当年有几个基建项目就分为几个类，按JJ12、JJ13、JJ14……依次编号）

注：[]代表随机符号

SB   仪器设备

SB11         综合管理                                  SB12                通用设备

SB13         专用设备                                  SB14                其他设备

CK  财会

CK11        综合管理                                  CK12                会计报表

CK13        会计账簿                                  CK14                会计凭证

CK15        工资清册（奖金、助学金入此）

（三）声像和实物等按特殊处理方式的档案名称和分类标识

SX  声像

SX12B              毕业生照片           SX12H         活动照片

SX13         录音带               SX14              录像带

SX15         幻灯片               SX16              磁盘

SX17         影视胶片             SX18             缩微胶片

SX19         光盘

SW   实物

SW12               奖状、证书          SW13           书籍、纪念册

SW14               牌匾、奖章、纪念章  SW15             奖杯、瓶

SW16               锦旗                SW17                字画

SW18               印章                SW19                牌匾

SW21               其他