四川财经职业学院档案工作规范实施细则

（修订）

 

  为规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《四川省< 中华人民共和国档案法>实施办法》《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）《四川省< 高等学校档案管理办法>实施细则》（四川省教育厅、四川省档案局川教〔2017〕11号）、国家档案局发布档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22－2015）、国家教委《中国高等学校档案工作规范》《中国高等学校档案实体分类法》等相关法律法规，结合学院实际，制定本实施细则。

  本实施细则适用于学院档案工作各个环节，是学院档案工作标准化、规范化、科学化的基本规章制度，也是学院档案工作检查评比的标准和依据，各部门要切实遵照执行。

第一章    总则

  第一条  高校档案是指学院在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

  第二条  学院的档案是国家档案资源的重要组成部分，是高等教育事业科学发展的重要依据，学院应维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

  第三条  档案工作是学院重要的基础性工作，也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。档案工作必须纳入学院整体发展规划，实行统一领导、统一管理，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为学院的改革发展提供有效服务。

  （一）学院档案实行集中统一管理，集中存放（即：集中存放在档案馆或档案分室），维护和确保档案材料的齐全、完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

  （二）做到“三纳入”（档案工作纳入领导工作议事日程；纳入单位规章制度及工作流程；纳入部门和有关人员经济责任制或岗位责任制）、“四同步”（下达项目计划任务应同时提出文件材料的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件材料积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件交接）、“四参加”（档案部门参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收）。

  （三）学院要把档案工作列入学院总体规划和年度计划，在人员、经费、库房、设备等各方面给予保证，使档案工作从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校各项工作和社会的需要。

  第四条  学院档案工作由四川省财政厅和四川省教育厅主管，档案业务工作由四川省档案局进行指导、监督和检查。

  第五条  学院成立由党委书记、院长为双组长、主管院领导和相关院领导为副组长、相关职能部门负责人组成的学院档案工作领导小组成员，作为学院档案工作的组织、协调和咨询机构。

  第六条  学院应将档案馆在档案征集、抢救保护、安全保密、数字化建设、现代化管理、提高利用、编辑研究、陈列展览、设备购置和管理维护等方面的经费列入学院预算，保证档案工作的需求。

  第七条  学院应将档案信息化纳入学院信息化建设总体规划，设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、信息化、智能化所需的设备设施，加快数字档案建设，保证档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行，并互联互通。

  第八条  学院应建立健全档案工作的考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。按照四川省人民政府《四川省档案工作规范化管理办法》（川办函[2005]103号）及《四川省高等学校档案工作规范化管理标准》（川教[2017]11号文附件）的要求，开展档案工作规范化管理，提高档案管理水平。

第二章  机构与职责

  第九条 学院建立在院长领导下，以档案馆为核心，各部门、院系、课题组、项目组等（以下简称各部门）档案人员为基础的高校档案工作体系。

  第十条  学院档案工作由院长领导，其主要职责是：

  （一）贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；

  （二）将档案工作纳入学院整体发展规划，列入工作考核检查的内容。

  （三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费，及时解决档案工作中的重大问题和困难，使档案工作与学院的各项工作协调发展；

  （四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

  第十一条  主管档案工作院领导协助院长负责档案工作，其主要职责是：

  （一）制订实施学校档案工作中长期发展规划；

  （二）组织协调学校档案机构和全校各部门的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；

  （三）听取档案部门工作汇报，研究并协调解决档案工作中的重大问题，为学校档案工作的发展创造良好条件；

  （四）监督检查学校档案工作，组织开展学校档案工作评估。

  第十二条 档案馆馆长协助主管院领导具体负责学院档案工作。

  第十三条 档案馆是学院档案工作的业务管理部门，对全院档案工作进行组织、协调、监督和管理。其主要职责是：

  （一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全院档案工作；

  （二）拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

  （三）组织协调各部门档案工作，并对各部门和档案分室进行业务指导、监督、检查；

  （四）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案资料；

  （五）编制检索工具，编研、出版档案，开发档案信息资源；

  （六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

  （七）开展档案的开放和利用工作；

  （八）开展全院档案工作人员的业务培训；

  （九）利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能；

  （十）开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。

  档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，应具备符合要求的档案用房和设施设备。

  第十四条  针对需要特殊保管条件或者利用频繁且具有一定独立性的档案，学院根据实际需要设立人事档案分室、学生档案分室、实物档案分室和声像档案分室单独保管相关档案，并指定专人负责管理工作。档案分室是学院档案馆的分支机构（注：这里仅指档案工作业务指导，无行政隶属关系的实际意义）,接受学院档案馆的业务指导、监督和检查。

  第十五条  学院档案馆应配备政治可靠、年龄结构合理、与工作任务相当的专职档案人员。专职档案人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。

  第十六条 学院各立档单位要明确一位负责人分管本部门的档案工作，对本部门归档文件的完整性和系统性负责。各职能或承办部门文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。各部门应确定一名人员具体承办档案工作，在工作职责中明确档案职责，负责收集、整理本部门应归档的文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责，同时应保持相对稳定。

  第十七条  学院档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，不断提高业务能力和学术水平，积极参加档案工作协会、学会和研究会活动，积极开展档案学术研究。

第三章  业务建设规范

  第十八条  根据《高等学校档案工作规范》《归档文件整理规则》制定有关配套制度、规定和办法。

  各档案分室应根据国家相关规定，制定本分室所管理档案的工作规范及相关管理制度，并报学院备案。

  第十九条  按照《高等学校档案工作规范》的工作流程和《高等学校档案管理办法》的要求，组织本院档案工作（详见《四川财经职业学院归档工作流程图》）。

  第二十条  档案整理必须按全宗进行，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

  （一）建国后学院形成的包括各门类和载体的档案，全宗名称不因学校名称变动而改变。

  （二）按照《高等学校档案实体分类》《归档文件整理规则》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行档案的分类整理、编号、排架、组织馆藏。

  （三）按照《中国档案分类法——教育档案分类表》《中国档案主题词表》进行档案的信息分类，组织信息检索工具。

  （四）按照《档案著录规则》要求进行档案著录，编制各类卡片。

  （五）根据不同门类分年度编制案卷目录，从实际出发编制配套的其它检索和参考工具：档案馆指南、全宗介绍、全引目录、专题目录、文件字号索引等。

  第二十一条 学院按照规定实行部门立卷归档制度，文件材料形成单位、课题（项目）组负责立卷的归档（详见《四川财经职业学院档案管理网络图》）。未经档案验收或档案验收不合格的科研课题和基本建设项目，不得鉴定、结题（项）和竣工验收。

  第二十二条  根据规定要求学院各部门归档的档案材料应实行纸质和非纸质档案材料同步归档。归档的材料一般应包括纸质、电子档案、照（胶）片、录像（录音）带以及实物（存放在实物档案分室的实物除外）等各种形式的载体。归档的档案材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求。其中,电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894-2002）执行。

  第二十三条  学院教职工个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档移交，任何个人不得据为己有。

  对于教职工个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

  第二十四条  学院与其他单位分工协作完成的项目，档案馆应当至少保存一套完整的档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。

  第二十五条  加强学院“三重一大”（重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用）及重大活动档案的管理工作，档案馆应当按照《四川省重大活动档案管理办法（试行）》（川委厅[2007]26号）的要求，及时与相关部门沟通，指导活动材料的收集、积累、保管和归档，以确保重大活动档案材料的完整收集、安全管理和有效利用。

  第二十六条  学院应当加强档案资源建设，对于与学院有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。对既是文物和图书资料、又是档案史料的各类材料，学院档案馆应与图书馆等部门开展业务协作，相互提供重复件、复制件和目录。

  第二十七条  建立健全档案的借（查）阅制度，设立档案阅览室，配备复制设备，为查阅者的利用提供方便。对外单位或个人利用（不是本人形成归档的）档案，按照国家规定提供利用，并如实填写档案利用效果以备存查。（详见四川财经职业学院《档案借（查）阅制度》）

  第二十八条  档案部门应加强档案编研工作，对库藏档案材料进行研究整理、编辑出版，配合有关部门编写重要参考资料。对各种文件汇编要注意把关，保证质量，必要时应报有关部门或院领导审查。

  第二十九条  档案馆应根据国家有关保管期限的规定，对保管期限已满的档案提出鉴定要求，由学院组织鉴定工作小组对期满档案进行鉴定。鉴定工作小组应对期满文件材料鉴定后提出销毁或延长保管期限的意见，编制销毁清册并签字，院领导批准后方可销毁。销毁档案时必须有两人监销，监销人员亦应在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

  第三十条  建立健全档案统计制度，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和档案馆内各种数据，及时报送各种报表。定期进行综合或专项统计分析，找出存在的问题，提出改进措施和建议，同时报告学院领导。

  第三十一条  学院各部门分管档案工作的负责人和档案人员要严格执行安全保密制度，妥善保管学院档案网络管理系统的登陆账号和密码，确保档案信息的安全。

  第三十二条  学院档案一般由档案馆永久保管。但在国家需要时，学院应当提供所需的档案原件或者复制件。

第四章  各门类档案归档范围

  第三十三条  归档的文件材料，必须是对学院和社会当前或长远具有一定的参考作用、凭证作用和研究价值；通过归档文件材料能反映学院各职能部门活动的全过程，保证其完整、准确、系统；做到应建尽建、应收尽收、应归尽归，同时归档文件材料必须遵循自然形成规律，保持彼此间的有机联系。

  第三十四条  根据《高等学校档案工作规范》《高等学校档案管理办法》（教育部国家档案局第27号令）及《四川省< 高等学校档案管理办法>实施细则》（四川省教育厅、四川省档案局川教[2017]11号）《归档文件整理规则》的规定，收集范围主要是在教学、科研及管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料和实物。

  并入学院和上级决定本馆保管的已撤销单位的档案，也在收集保管之列。

  第三十五条  结合我院具体情况，学院档案主要有：

  （一）党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群工作的文件材料。

  （二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学院关于行政管理的材料。

  （三）学生类：主要包括学生的入校前档案、报考登记表、学生(学员、学籍)登记表、体检表、成绩表、毕业生登记表、授予学位决定、奖惩记录、党团材料等。

  （四）教学类：主要包括学院在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料。

  （五）科研类：主要包括反映学院科研管理、课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等科研活动的文件材料。

  （六）基本建设类：主要包括反映学院基本建设项目管理和项目的提出、调研、可行性研究、勘察、测绘、设计及审批文件,招投标文件与合同书,施工、监理、竣工验收、工程创优等文件材料。

  （七）仪器设备类：主要包括学院仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、招投标、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

  （八）出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物等出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

  （九）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；开展校际交流、中外合作办学、境外办学等相关材料；授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

  （十）财会类：主要包括学院在会计活动中形成的财务管理、财务预算、会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等文件材料。

  （十一）实物类：主要包括各级领导及社会名流为学院的题词和赠送的字画；学院从事教学、科研、管理等活动产生的印章、奖章、奖杯、奖牌、奖状、奖励证书、锦旗等；在国际交往中，国际友人赠送的纪念品；中外校友赠送给母校的各种有利用价值且便于保管的物品；学院通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品；学院各阶段的工作证、学生证、毕业证书等样品；校徽、纪念章等其他有保存价值的实物等。

  具体归档范围和保管期限详见《四川财经职业学院各门类档案材料归档范围及保管期限表》《四川财经职业学院学生档案管理办法》和《四川财经职业学院实物档案管理办法》。

  第三十六条  不归档的文件材料主要包括：  

  （一）上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

  （二）上级机关发来供工作参考的抄件；

  （三）上级机关征求意见和未定稿的文件；

  （四）重份文件和重份图纸，无查考利用价值的事务性、临时性文件；

  （五）未经会议讨论，未经学院领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学院主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；

  （六）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

  （七）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设意见的人民来信；

  （八）学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

  （九）学院负责人兼任外单位职务形成的与本院无关的文件材料；

  （十）为参考目的从各方面收集的文件材料和外单位交换来的材料；

  （十一）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；

  （十二）未生效的合同、协议书、单据；

  （十三）未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和未正式发表、出版的个人项目；

  （十四）正式施工前的草图，未定型图纸；

  （十五）仪器设备广告、宣传材料、订货会、展销会宣传品；

  （十六）不退不用的稿件，非定稿的稿件；

  （十七）不能反映学院工作、活动的以及音响、画面严重失真、内容残缺，无使用价值的声像材料。

  以上某些文件如果需要暂存用以参考，由各部门自行选择作为材料保存。

第五章  文件整理归档及质量要求

  第三十七条  根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《四川省档案局关于贯彻执行< 归档文件整理规则>的实施意见》《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2008）《会计档案管理办法》和《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）等相关规定，并结合学院实际情况确定科研、基建、财会、仪器设备等四个门类档案实行按卷整理归档，党群、行政、教学、外事和出版等门类档案实行按件整理归档。声像和实物两类特殊处理的档案按《高等学校档案实体分类法》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/38-2008）《档案数字化光盘标识规范》（DA/T52-2014）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T1 7678-1999）进行整理归档。

  第三十八条  全院性、综合性的文件分别由党政办公室整理归档，其余文件材料由各职能部门负责整理归档。以学院名义行文的正式文件和签批稿由经办部门归档，党政办公室每年可将发文的正式文件按文号排列，统一编制文件汇集作资料查询。

  第三十九条  学院各立档单位分管档案工作的负责人应当按照归档要求，组织本部门和课题（项目）组，以及专项工作的档案工作人员，按照国家或行业的有关规定规范整理归档文件。各部门（课题组）应保证归档材料齐全、完整、准确、系统。学院档案馆和档案分室工作人员应积极协助和配合各部门做好立卷归档工作。

  第四十条  各门类档案材料的整理原则：整理时要遵循文件的形成规律，保持文件彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件材料应内容真实、手续完备、用纸规范，格式符合公文要求，载体和书写印制材料应符合档案保护要求。对已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。注意下列情况的整理规定和要求：

  （一）跨年度文件一般以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年办理的文件，归入办结年；跨年度形成的会议文件，归入闭幕年；跨年的非诉讼案件，归入结案年；法规性文件归入公布或批准年；按学年处理的文件材料，归入专门年度。对形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

  （二）科学研究项目（课题）按鉴定验收（或发表）的结题时间确定归档年度。同一立项计划的若干项目（课题）在不同时间结题，将共有材料归入第一结题（课题），并在第一卷备考表中注明情况；其他项目（课题）归档时，也需在备考表中注明其前期相关材料归入的案卷。同时，在档案管理系统的附注里互作参见号。

  （三）基本建设档案根据项目完工正式交付使用，以审计结果出来后支付工程款的时间确定归档年度。同一年度立项的若干工程项目，在不同时间完工的，将共有材料归入第一个完工的项目，并在第一卷备考表中注明情况；后续完工的项目在归档时，也应在备考表中注明前期相关材料的归档案卷，并在档案管理系统的附注中互作参见号。

  （四）仪器设备档案以交付使用时间确定归档年度。若出现同一计划批准文件包含若干项目的情况，将其共有材料归入第一个完成项目的案卷。后续完成的项目在归档时，应在备考表中注明批准年度，同时在档案管理系统的附注中互作参见号。

  （五）各门类档案产生的照片（含数码照片）等声像类档案根据《照片档案管理规范》（GB/T1 1821-2002）《数码照片归档与管理》（DA/T50）归档按张整理。照片应具备主题鲜明、影像清楚、画面完整、未加修饰裁剪等特点。数码照片应选择具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌。同一场景一般只归档一张。归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式（推荐采用JPEG格式）。不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。同时，应参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）对数码照片进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。归档照片（含数码照片）应注明摄影时间、地点、摄影者、被摄影人和事件，同组照片应在说明中指出所含照片的起止张号和数量，与入选底片一并归入相关年。其他声像材料按件整理。同时，在档案管理系统录入目录数据，并上传电子版，同时与相关的其他载体材料互作参见号。

  （六）在教学、科研、基建和管理工作中形成、收集的实物档案，根据学院《档案实体分类表及档号编制规则》按件整理，编制实物名称、事件及时间等相关信息说明，并拍摄实物照片，上传档案管理系统，同时与相关的其他载体材料互作参见号。

  第四十一条  按卷整理的科研、基建、设备、财会等门类的档案，其卷内文件材料的排列，首先按保管期限、然后按重要程度、最后按时间顺序排列；文字材料在前，图样在后（需按规范折叠成A4大小）；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；印件在前，定稿在后，且须注意：

  （一）综合类文件材料按年度以问题为主，兼顾其它特征进行立卷组合，每卷一般不超过200页（A4幅面，含归档文件封面），不少于30页。

  （二）课题和项目类材料按阶段或项目，财会业务材料按报表、帐簿、凭证和其他资料分别组卷，每卷一般不超过400（A4幅面，含归档文件封面）页，不少于30页。

  （三）基建工程图纸分项立卷，竣工图须加盖竣工章，且相关人员应在对应栏目签字。更改图纸排在同项图纸之后；同项图纸超过30张组两卷，超过50张组三卷；红线图、总体平面图、建筑平面图可与室外工程竣工图组为一卷。

  （四）图纸按规范折叠成A4大小，依次编写张号，并加盖归档章，由相关人员在对应栏目签字。

  （五）卷内文件顺序排列后，对有图文的页面，以件为单位在非装订线一侧下角用打号机编制流水页号。

  （六）在档案管理系统中录入归档文件材料的案卷级和文件级目录数据，并上传电子全文数据，无电子版的重要来文或批文需将原文扫描成电子版上传。

  （七）打印文件封面：正确选用与文件相同规格的文件封面，文件封面上应包含立卷单位、文件标题（密不可分的文件材料要在标题上清楚表述）、文件序号、页号、文件日期、保管期限、密级、档号等栏目。

  （八）打印卷内文件目录。卷内文件目录应包含档号、保管期限、序号、文号、文件日期、责任者、密级和正题名。

  （九）打印备考表。备考表一般应有档号、保管期限、密级、案卷名称以及案卷情况说明，若有特殊情况应在情况说明中特别注明，立卷人（各部门或课题组的档案工作人员）签字，并填上立卷时间。本部门或课题组（项）分管负责人审查后，在审查人栏签字。

  （十）打印案卷封面和背脊。

  （十一）打印案卷移交目录。

  第四十二条  党群、行政、教学、外事和出版等门类档案根据《归档文件整理规则》的要求整理单位为“件”。按文件材料的自然件为“件”，首先按二级类目（保管期限）分类，然后按问题相对集中，并注意文件的密不可分性，最后按文号或时间顺序排列，排列时要注意：

  （一）归档文件一般以自然件为一件，即：文件的正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）合为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报、周报等材料一期为一件，会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本，来文与复文（如：请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般单独成件。

  （二）件内文件排序方法：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单，文件处理单在前，收文在后；有发文稿纸的，正本在前，发文稿纸和定稿在后。

  （三）件与件之间的排序方法：首先，根据保管期限按永久、30年、10年分别集中；其次，同一保管期限的文件材料，反映本部门主要职能或重要活动的文件材料排在前面，其他工作的文件材料排在后面；综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面，并将内容相关的、成套性的文件材料集中排列（注：可参照《高等学校档案实体分类法》的二级类目），最后，按文号或时间顺序排列。

  （四）将本部门当年归档的文件材料排序后，根据需要分盒。

  （五）归档文件需在有图文的页面，以件为单位在非装订一侧的下角用打号机编制流水号页码。

  （六）在档案信息管理系统中录入归档文件材料的目录数据，并上传电子全文数据。无电子版的重要来文须扫描后上传。

  （七）打印归档文件封面。

  （八）打印盒内文件目录

  （九）打印盒内备考表。

  （十）打印归档文件移交目录。

  第四十三条  档案馆应按照《高等学校档案工作规范》，参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局2006第8号令），根据学院工作和文件材料的保存价值，确定档案材料的保管期限。

  （一）凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，具有长远利用价值的列为永久保管；

  （二）凡反映学院一般工作活动，在长期内有利用价值的列为定期30年保管；

  （三）凡在短期内对学院工作有查考价值的列为定期10年保管。

  （详见《四川财经职业学院各门类档案材料归档范围及保管期限表》）

  第四十四条  归档文件材料的装订规范：去掉文件上的金属物或塑料制品等，无装订线的应另接纸条补齐，超过A4纸型的材料，应规范折叠成A4纸型大小，用缝纫机或装订机装订。图纸可不装订，但须按规定折叠成风琴式。

  第四十五条  归档文件装订后经各职能部门相关负责人审查签字，由部门档案工作人员及时向档案馆办理移交手续。

  各门类档案的归档时间：

  （一）党政部门和按年度归档的文件，在次年的6月30日前归档；

  （二）按学年度归档的教学文件材料，在当年的11月30日前归档；

  （三）科研课题在项目完成，通过鉴定（或完成发表）后2个月内归档；

  （四）基建工程在项目完成，通过验收后3个月内归档；

  （五）重大活动档案应当在活动结束后2个月内归档。

  （六）根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》规定，财会档案的综合性材料和报表在次年的6月30日前归档，业务性材料在财务部门存满一年后的次年6月30日前归档。

  财务部门临时保管期间，会计档案的保管应符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

  （七）各档案分室当年收集的档案材料目录及统计表，应于次年5月31日前向学院档案馆移交。

第六章  档案实体的分类、编号及排架

  第四十六条  党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等门类档案实体按照《高等学校档案实体分类法》和四川省档案局《关于贯彻执行< 归档文件整理规则>的实施意见》（川档发[2016]14号）文件进行分类编号；声像、实物等门类档案参照《高等学校档案实体分类法》进行分类编号。（详见《四川财经职业学院档案实体分类表及档号编制规则》）

  第四十七条  党群、行政、教学、外事和出版等门类采取按“件”管理方式，科学研究、基本建设、仪器设备和财会等门类采取按“卷”管理方式，声像和实物根据《高等学校档案实体分类法》作特殊处理，并按最低保管单位进行管理。

  （一）科学研究、基本建设、仪器设备和财会等门类按“卷”管理的档号模式：

  年度号－一级类目＋二级类目－案卷号（二级类目下从1～n编制流水号 ）

  （二）党群、行政、教学、外事和出版等门类按“件”管理的档号模式：

  年度号－一级类目＋保管期限（二级类目）－盒号－件号（按保管期限（二级类目下）从1～n编制流水号）

  （三）声像和实物档案参照上述模式：

  1、声像：

  年度号－一级类目（声像档案代码SX）＋二级类目（载体代码）－顺序号（二级类目下从 1～n编制流水号）

  2、实物：

  年度号－一级类目（实物档案代码SW）＋二级类目－顺序号（二级类目下从1～n编制流水号）

  第四十八条  档案实体采取以各门类档案的最下位类排架。具体排列方式如下：

  （一）“卷”管理门类档案的排列：二级类目－年度－案卷号

  （二）“件”管理门类档案的排列：保管期限—年度—盒号—件号。

第七章  保管与保护

  第四十九条  档案的保管要标准化、规范化、现代化。

  （一）新建档案用房要符合国家档案局、建设部发布的《档案馆建设标准》（建标103-2008）和《档案馆库房建筑设计规范》（JGJ25-2000），对不适应档案事业发展需要或者不符合规定的档案用房，应参照《档案馆库房建筑设计规范》和《档案馆建设标准》及时进行改、扩建或新建。

  （二）学院应视需要为档案馆及其他各档案分室提供有利档案保管的现代化管理设备实施。

  档案库房应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防尘、防晒、防盗、防有害生物和有害气体等的必要设备设施，以确保库藏档案的安全。（详见《四川财经职业学院档案库房管理办法》）

  （三）涉密档案应设立专库或专柜存放，并指定专人负责管理。（详见附件二《四川财经职业学院档案安全保密办法》）

  第五十条  档案入库时应检查账物是否相符。

  第五十一条  档案实体以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列。按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。库房柜架应按档案门类编制顺序号，并张贴标示，同时应编制档案存放示意图。

  第五十二条  档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。档案库房应当配备防虫、防火、防尘、防潮、防晒、防高温、防盗、防有害气体的必要设施，以确保库藏档案的安全。（详见《四川财经职业学院档案库房管理办法》）

  第五十三条  对长期在外存放的档案，在接收入库前要进行杀虫处理，对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管

  第五十四条  学院应对库藏档案和资料的安全保密情况进行定期检查，严防档案损毁和失泄密等事件发生，确保档案实体和档案信息的绝对安全。遇有重要情况和特殊情况应立即向院长和档案馆馆长报告，并及时处理，消除安全隐患。

  第五十五条 建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理办法，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高学院档案抗风险能力。对于突发的档案安全事件，应按照《四川财经职业学院档案管理应急预案》进行处置和紧急报告。

第八章  档案编研及提供利用

  第五十六条  学院应采取多种形式（如举办档案展览、建设档案网站等）积极开展档案宣传工作。

  第五十七条  档案馆应当积极开展档案的编研工作，为学院中心工作和院内各部门提供有效利用。应根据需要编辑参考资料和各种文件汇编，学院历史沿革表，历任院领导(含副职)职务名称及任免，学院各种基础数据汇编，年鉴、学院大事记，以及重要档案史料汇编、重要专题档案汇编、重要会议简介等。

  第五十八条  档案馆应当设立专门的阅览室，编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA／T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

  第五十九条  档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何组织或者个人无权公布学院档案。

  属下列情况之一者，不对外公布：

  （一）涉及国家秘密的；

  （二）涉及专利或者技术秘密的；

  （三）涉及个人隐私的；

  （四）档案形成单位按规定限制利用的。

  出版档案史料和公布档案，应当经档案材料形成单位同意，并报请院长批准。

  第六十条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已开放的档案。

  境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学院的有关规定办理。

  第六十一条  档案馆应当为社会利用已开放的档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用，其收费标准应经有关部门审查批准。

  社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

  寄存在学院档案馆的档案，归寄存者所有。学院档案机构如需向社会提供利用，应征得寄存者同意。

  第六十二条  本单位利用未开放的档案，应当经档案形成部门负责人同意，档案馆馆长批准；外单位利用未开放的档案，应当经分管部门的院级领导批准；涉及未公开的技术档案，应当经档案形成部门或本人同意，必要时报请院长审查批准；利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学院保密工作部门和分管院领导审查批准后，方可利用。

  第六十三条  珍贵档案应以复制件或电子版代替原件提供利用。如有特殊需要，应当经档案馆馆长同意，并上报院领导批准。

  第六十四条  档案馆是学院出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

  第六十五条  借（查）阅档案应按照《四川财经职业学院档案借（查）阅制度》的规定，履行借（查）阅手续，填写档案材料借查阅登记台账，并认真填写利用效果。

  第六十六条  档案馆应对借出档案定期催还，发现损坏或丢失，借档人和所在部门应写出书面报告，经由档案形成部门提出处理意见并签字，上报学院四川财经职业学院档案工作领导小组，根据损毁情况按《中华人民共和国档案实施办法》的规定予以严肃处理，并上报相关行政管理部门。

第九章   岗位责任制

  第六十七条  档案馆馆长的岗位职责：

  （一）制订、实施学院档案工作中长期发展规划和年度计划；

  （二）组织、协调学院档案机构和全院各单位的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；

  （三）贯彻执行学院档案工作各项规章制度，为学院档案工作的发展创造良好条件；

  （四）监督、检查、总结学院档案工作，组织、开展学院档案工作检查、评估和上级对学院档案工作的检查评估；

  （五）协调、落实档案工作发展所需经费。

  第六十八条  档案馆副馆长职责：

  （一）协助馆长制订、实施学院档案工作中长期发展规划和年度计划；

  （二）协助馆长组织、协调学院档案机构和全院各单位的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；

  （三）负责本馆各门类档案的总体工作；

  （四）负责拟制学院档案管理规章制度；

  （五）负责检查落实学院档案工作报表和上报工作；

  （六）对本馆人员进行合理分工，掌握档案工作情况，按计划完成任务；

  （七）组织院内档案人员的业务学习和培训；

  （八）负责接待处理来访、来函及相关档案业务工作的对外联系；

  （九）积极参加省档案局和主管机关及档案工作协会等各种档案工作会议，传达、贯彻档案工作精神；

  （十）协助档案馆馆长组织召开学院档案工作会议，布置全院档案工作；

  （十一）调查了解学院档案工作动态，就档案工作中的问题提出意见和建议；

  （十二）协助档案馆馆长组织学院档案工作的检查评比和上级对学院档案工作的检查评估。

  第六十九条  档案馆工作人员职责：

  （一）指导、监督、检查并协助相关部门的档案人员做好分管门类文件材料的形成、收集和归档工作；

  （二）审核各立档单位录入的档案数据；

  （三）对接收的档案材料进行检查、编目、编号、装盒、排架，编制检索工具；

  （四）编制学院档案工作报表和上报工作；

  （五）积极做好档案信息资源的开发工作，提供档案利用服务；

  （六）严格执行党和国家的各项保密规定，维护涉密档案的安全；

  （七）做好“八防”工作，确保档案材料的完整、安全；

  （八）对馆藏档案数量、利用率等情况进行准确的统计；

  （九）对期满档案提出鉴定要求，协助有关部门组织开展档案鉴定工作，对经鉴定需销毁的档案进行登记造册，报批后监销；

  （十）积极参加档案业务和学术交流活动，撰写学术论文，提高档案管理和学术水平。

  第七十条  各部门分管负责人职责：

  （一）组织本部门工作人员学习档案法律法规，执行学院档案工作各项规章制度；

  （二）将档案工作纳入本部门工作计划、管理制度和有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收本部门档案工作；

  （三）加强与档案馆的联系，共同做好本部门档案材料归档的监督、指导和检查工作，保证归档材料的质量；

  （四）对本部门档案工作提出具体要求，并解决本部门档案人员工作中的实际困难。

  第七十一条  各部门档案人员职责：

  （一）平时注意文件材料的收集、积累，保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统；

  （二）做到规范整理文件或组卷，清晰准确的编制页码、文件标题、案卷题名及备考表；

  （三）负责在档案管理信息系统中对本部门的档案数据进行录入，上传电子文档，打印文件封面、卷（盒）文件目录、备考表、移交目录等；

  （四）按照要求对归档文件材料进行装订；

  （五）归档材料经部门分管档案工作的负责人检查合格后，及时向学院档案馆移交，并办理移交登记手续；

  （六）主动接受档案馆的业务指导和检查，积极参加业务培训和学习，不断提高档案管理水平。

  第七十二条  课题组长职责：

  （一）主持科研课题文件材料的整理和归档工作（或指定专人负责），提出建档计划；

  （二）明确课题组成员在科研活动中有积累科研文件材料的任务；

  （三）课题研究结束后，要求课题组成员及时将本人负责的科研文件材料，移交到课题组档案人员处；

  （四）对归档的科研课题档案的保管期限和密级提出建议；

  （五）敦促课题组档案人员按规范整理立卷，做到质量符合完整、准确、系统的要求，及时向科研管理部门移交课题档案材料。

  第七十三条  科研人员职责：

  按规定做好科研文件材料平时的形成、积累工作；

  课题完成后，整理出本人承担科研任务形成的文件材料，质量要符合规范要求；

  若只承担课题中的一部分，则需先将文件材料移交到本课题的课题负责人（或课题负责人指定的课题组档案人员）处汇总，统一向科研管理部门移交；

  若单独承担院级以上的课题，则应及时将档案材料移交到科研管理部门。

  第七十四条  编辑、出版部门责任编辑职责：

  负责所编辑的报纸或刊物的归档材料、样报、样书的收集工作，并及时将归档材料移交本部门档案人员。

第十章 　奖励与处罚

  第七十五条  学院对在档案工作中做出下列贡献的部门或个人，应根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法给予表彰、奖励：

  （一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的；

  （二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；

  （三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；

  （四）将重要或珍贵档案捐赠给学院档案机构的；

  （五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

  第七十六条  对于在档案管理中有违法违纪行为的，学院应根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和监察部《档案管理违法违纪行为处分规定》（2013年第30号令），对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，按《四川财经职业学院档案管理违法违纪行为处分规定》处理。

第十一章  附则

  第七十七条 该细则从公布之日起开始执行，同日期《四川财经职业学院档案工作规范实施细则》(试行)川财职院行[2015]80号废止。

  第七十八条 该细则由档案馆负责解释。

  第七十九条 本制度自2017年1月1日起实施。